Договор аренды автомобиля: бланк, образец

Транспортные средства в современных условиях весьма востребованы. Необходимость в них может возникать и у частных лиц, и у индивидуальных предпринимателей, и у крупных организаций. В любом случае, требуется оформление и заключение договора аренды автомобиля между физическим лицом и организацией. Подобная ситуация возникает при ряде оснований и условий. Детали — в настоящей статье.

Основания для заключения договора

Сначала необходимо определить, при каких условиях возможно заключение договора аренды автомобиля между физическим лицом и организацией.

Первый вариант — когда сотрудники в процессе выполнения должностных обязанностей вынуждены использовать свои транспортные средства. В этом случае у них возникает необходимость в возмещении затрат на топливо и восстановлении изношенных запчастей, для чего и заключается договор аренды автомобиля. Вопрос регулируется статьями Гражданского Кодекса РФ с 642 по 648 включительно.

Второй вариант — когда организации необходимы услуги стороннего водителя, владеющего транспортным средством. Это может быть как владелец легкового автомобиля для работы частным водителем, так и владелец грузовой фуры — для работы водителем-дальнобойщиком.

Это — два наиболее распространенных варианта. Каждый обладает рядом нюансов и особенностей.

Виды

Выше были приведены основания заключения договора аренды автомобиля. Требуется подробное их рассмотрение — из них проистекают два вида договоров: с экипажем и без экипажа.

Первый вариант — договор аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом.

Этот вид документа заключается или когда владелец транспортного средства является работником организации, или когда организация получает во временное владение только транспортное средство. Водителя нужно найти самостоятельно.

По форме и содержанию этот документ сравним со стандартным договором аренды. В нем указывается описание предмета соглашения, состояние, срок аренды, размер арендной платы, дополнительные условия досрочного расторжения и т. д.

Второй вариант — договор аренды с экипажем с физическим лицом. Нередки случаи, когда тот, с кем заключается документ, одновременно является и владельцем автомобиля, и нанимаемым водителем.

Вторая версия документа сложнее первой, и может быть спутана с трудовым договором. Причина в том, что кроме передачи собственности в аренду, владелец автомобиля, как правило, предоставляет свои услуги для эксплуатации ТС. В других случаях он предоставляет и работника, и автомобиль, но такие договора заключаются реже, и в них физическое лицо является одновременно индивидуальным предпринимателем с собственными работниками.

Обязательные условия

Содержание договора аренды автомобиля оказывает ключевое влияние на ход и законность заключаемой сделки. Вне зависимости от того, арендуется транспортное средство с экипажем или без, в документе должна присутствовать информация о нем. Перечень необходимых данных включает:

  • Марку автомобиля.
  • Дату производства.
  • Цвет кузова.
  • Номер кузова.
  • Номер двигателя.
  • Государственный регистрационный знак.

Типовая форма документа содержит следующие пункты:

  1. Предмет договора.
  2. Условия договора.
  3. Порядок расчетов.
  4. Срок действия договора.
  5. Ответственность сторон.
  6. Прочие условия.
  7. Реквизиты и подписи сторон.

Различия между двумя упомянутыми видами договоров заключаются в предмете, специфике оплаты, а также дополнительных условиях.

Ключевые обязанности сторон:

  • Арендодателя:
    • предоставить арендатору транспортное средство;
    • предмет договора должен соответствовать всем указанным в договоре параметрам;
  • Арендатора:
    • оплатить установленную договором аренду;
    • сохранять транспортное средство в первоначальном состоянии (в первую очередь — избегать нанесения ему повреждений).

Ответственность за нарушение упомянутых обязательств определяется текстом договора и заключается в выплате компенсаций.

Что должен содержать вариант договора без экипажа?

Данное явление пришло из морского дела, где практика арендования судна без экипажа достаточно распространена (бербоут-чартер). Аналогичная ситуация и с автомобилями, что легковыми, что грузовыми. Сдавая в аренду по такому подвиду договора, владелец транспортного средства передает только сам объект. Вопрос с эксплуатацией автомобиля арендатор должен решать самостоятельно.

Любые действия, совершаемые работником арендатора с арендуемым ТС остаются на его ответственности. Это включает и возможные повреждения объекта договора аренды.

Что должен содержать вариант договора с экипажем?

Еще одно явление, перешедшее из морского дела. Более того, в этом случае даже термин не поменялся — фрахт, или аренда автомобиля вместе с услугами водителя и других необходимых для эксплуатации ТС работников (механики, грузчики, и т. д.).

Таким образом, этот документ по функционалу совмещает стандартный договор аренды и трудовой договор (индивидуальный или коллективный, в зависимости от числа работников арендатора).

Сопутствующие документы

Кроме самого договора, для аренды автомобиля требуются дополнительные документы. В первую очередь это акт приема-передачи и путевой лист.

Акт приема-передачи — это документ, который подтверждает факт временного перехода прав пользования транспортным средством от одного физического или юридического лица — к другому. В нем указываются, кроме параметров автомобиля, его пробег и состояние на момент передачи.

Путевой лист — в нем подробнее описывается пробег транспортного средства, а также маршруты его перемещения. Регулярно требуется для проверки сотрудниками ГИБДД.

Компенсация расхода топлива

Часто в договорах указывается два пункта в разделе оплаты. Первый — плата за предоставление транспортного средства и, если это договор аренды ТС с экипажем — за услуги водителя. А второй — за расход топлива. Данный пункт требует подробного рассмотрения.

При неправильном оформлении договора аренды автомобиля, компенсационные выплаты за расход топлива могут быть расценены как часть заработной платы сотрудника. В результате увеличится налогообложение.
Чтобы этого избежать, оформляется дополнительное соглашение между сотрудником и работодателем или вносится дополнительный пункт в договор, если он еще только составляется.

К соглашению прилагается заверенная ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля на арендодателя или водителя. Это необходимо по той причине, что компенсация выплачивается только за пользование своим имуществом, а не ресурсами организации.

Наконец, прилагается документ (обычно — путевой лист), подтверждающий совершение поездки со служебной целью. Показания навигатора также принимаются.

Схема осуществления компенсационных выплат определяется на этапе составления документа. Законодательная регуляция вопроса отсутствует.

Налогообложение

Вопрос в отношении налогообложения договора аренды автомобиля относится к наиболее сложным.

Первое — оплата транспортного налога. За это отвечает арендодатель, поскольку транспортное средство зарегистрировано на него. Это правило сохраняется, даже если арендатор ставит ТС на временный учет в ГИБДД.

Второе — НДС с арендной платы принимается к вычету только после оказания услуги.

Третье — налог на прибыль. Арендные платежи по данному соглашению относятся к расходам арендатора. Поэтому их нужно учитывать для налогообложения и подготовить соответствующую документацию для подтверждения. Список включает:

  • Приказ главы фирмы о закреплении арендованных транспортных средств за работниками.
  • Заявления на использование арендованных автомобилей.
  • Ксерокопии путевых листов арендованных ТС.

Если же арендодатель — сотрудник арендатора, то он должен доказать, что использование фирмой арендованного автомобиля происходит только в служебных целях.

Четвертое — налог на доходы физических лиц. В данном случае речь идет об арендной плате владельцу автомобиля. Арендатор в этой процедуре выступает как налоговый агент по НДФЛ. В его обязанности входит удержание налога и перечисление его в бюджет не позднее даты получения средств.

Расторжение

При стандартных условиях договор аренды автомобиля расторгается по истечении срока действия соглашения. Для этого арендатор или арендодатель отправляют соответствующее заявление за 1-2 недели до указанной даты. Если этого не сделать — договор продлится на аналогичный срок.

Но имеются и основания для преждевременного расторжения соглашения. Такой порядок прекращения сотрудничества возможен в трех случаях:

  • По обоюдному согласию сторон.
  • По инициативе арендатора или арендодателя, в соответствии с условиями соглашения.
  • По инициативе арендатора или арендодателя, в судебном порядке. Основания для этого перечислены в Гражданском Кодексе РФ.

Если расторжение соглашения происходит по двум первым вариантам, то сложностей не возникает. В третьем варианте истец обращается с соответствующим заявлением в арбитражный суд. Доказательствами его правоты могут послужить как текст договора аренды транспортного средства, так и приложенные документы.

© WhoYouGle.ru
e-mail: info@whoyougle.ru