Как правильно составить акт приёма-передачи документов?

На сегодняшний день мало какая сколько-нибудь важная процедура обходится без сопутствующей документации. Разумеется, в процессе она может переходить из рук в руки, но в силу важности этих бумаг, в определенных ситуациях может возникнуть необходимость в составлении акта приема-передачи документов. В настоящей статье описаны нюансы оформления данных актов, а также их назначение и юридическая сила.

Назначение и юридическая сила

Сначала о том, зачем может потребоваться составление актов приема-передачи документов, и при каких условиях они становятся действительными с юридической точки зрения.

Если просто происходит курьерская доставка какой-либо квитанции или свидетельства из одного филиала организации в другой — тут составление упомянутой бумаги вовсе не обязательно.

Другое дело — когда в фирме осуществляется смена руководства или главного бухгалтера. Эта процедура неизменно сопровождается передачей ряда важной документации. И вот тут оформление соответствующего акта становится обязательным. Если проигнорировать данную составляющую процедуры, то повышается риск утери ряда важной для фирмы информации, а сам процесс вхождения в должность нового сотрудника значительно усложнится.

Когда заключается важная для предприятия сделка, а ответственный за нее, по каким-либо причинам, не сможет присутствовать, он может назначить доверенное лицо и передать ему документы. Составляется акт приема-передачи, а также к пакету присовокупляется нотариально заверенная доверенность.

Но есть еще и нюанс с тем, чтобы акт приема-передачи получил юридическую силу. Тут все зависит от конкретной ситуации и, в частности, от юридического положения сторон. Если участники процедуры приема-передачи документов — физические лица, то они должны просто указать свои реквизиты и паспортные данные, после чего поставить подписи с расшифровкой. Этого будет достаточно, чтобы акт получил юридическую силу на случай судебного разбирательства.

Если же хотя бы один из участников процедуры приема-передачи документов — юридическое лицо, все несколько усложняется. В акте указываются данные не только лиц, ответственных за передачу, но и реквизиты организации (или организаций, если документация передается другому юридическому лицу), плюс на нем должна стоять соответствующая печать (или печати).

Основные правила оформления

Несмотря на отсутствие унифицированной формы акта приема-передачи документов, существует ряд требований к его содержанию и оформлению.

В первую очередь — данный акт приема-передачи нельзя составлять в электронном варианте. Составление целиком от руки тоже нежелательно, поскольку акт может потребоваться неоднократно. Оптимальный вариант — составить и распечатать бланки, которые будут заполняться по мере необходимости.

В этих бланках обязательно должны присутствовать следующие реквизиты акта приема-передачи документов:

  • Наименование.
  • Дата оформления.
  • Место оформления.
  • Наименование предприятия, которым составлялся акт.
  • Данные лица, ответственного за оформление акта:
    • ФИО;
    • должность;
  • Наименование предприятия-адресата или ФИО получателя (если он является конкретным работником предприятия, индивидуальным предпринимателем или просто физическим лицом).
  • Перечень передаваемой документации.
  • Список регистрационных номеров каждого из передаваемых документов.
  • Подписи отправителя и адресата.
  • Печать организации-отправителя.

Акт приема-передачи документов должен составляться минимум в двух экземплярах, по количеству сторон. Если есть дополнительные заинтересованные лица — они также должны получить по экземпляру.

Пример заполнения акта приёма-передачи документов

Выше приведены только общие требования к содержанию акта приема-передачи документов. Теперь несколько подробнее о том, как должен составляться данный документ.

Пошаговая инструкция оформления акта приема-передачи документов:

  1. Наименование официальной бумаги с кратким обозначением ее сути.
  2. Название города, где осуществляет свою деятельность конкретная организация. Для крупных фирм — название города, где находится конкретный филиал.
  3. Дата оформления документа.
  4. Информация о фирме, передающей бумаги. В первую очередь нужно указать полное название и организационно-правовую форму (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), наряду с должностью лица, ответственного за процедуру. В качестве последнего выступает, как правило, кто-то из руководящего состава: директор, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров и т. д.
  5. Аналогичная информация должна быть внесена и в отношении противоположной стороны: название организации, должность и ФИО ответственного лица и т. д.

В следующем разделе указывается перечень передаваемых документов. Этот список может быть довольно внушительным и, для удобства, его часто оформляют в виде таблицы с шестью столбцами.

Наименования столбцов таблицы, в которой указывается список передаваемых по акту документов:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Полное наименование.
  3. Дата составления.
  4. Номер по внутреннему документообороту.
  5. Тип: оригинал или заверенная организация.
  6. Количество листов в данном документе.

В случае возникновения необходимости, таблица может быть расширена для включения в нее дополнительной информации.

Непосредственно под таблицей указывается количество экземпляров акта приема-передачи документов и сколько экземпляров остались на руках у заинтересованных сторон. Наконец, в самом низу руководители предприятий или лица, являющиеся отправителем и получателем соответственно ставят свои подписи с расшифровками.

© WhoYouGle.ru
e-mail: info@whoyougle.ru