Как правильно написать объяснительную записку?

Объяснительная записка

Объяснительная записка — форма делового документа, который оформляется при определении оценки сложившейся ситуации. Объяснительная записка — это не заявление или докладная. В ней отражается суть случившегося. Этот документ может потребоваться в разных ситуациях. Умение правильно ее оформлять пригодится каждому.

Когда и почему составляется записка?

Примеры для составления объяснительной записки на работе:

  • Невыполненное задание;
  • Нарушение сроков его выполнения;
  • Прогул.

Составление объяснительных записок распространено в трудовых отношениях. Она составляется перед принятием руководства решения о дисциплинарной ответственности. В некоторых случаях записка является частью другого документа (например, в случае невыполнения своих служебных обязанностей).

Навыки составления объяснительной записки могут пригодиться для школы, института, полиции.

Форма объяснительной записки

Формат объяснительной записки официально не утвержден. Документ пишется в свободной форме. В каждой организации может быть установлен собственный бланк для заполнения. Пользоваться придется только им.

Форма объяснительной записки включает в себя следующие обязательные реквизиты:

  • Название компании;
  • Указание ФИО лица, к которому она обращается;
  • Название документа — ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
  • Дата составления и регистрация в журнале;
  • Заголовок текста — начинается со слов «О», «Касательно»;
  • Текст должен отражать объяснение по случившемуся инциденту.

Как правильно составить объяснительную?

Форма объяснительной записки

При составлении объяснительной записки применяются основные правила деловой переписки:

  • Деловой стиль изложения. Отсутствие просторечной, ненормативной лексики;
  • Достоверность изложения и краткость;
  • Документ пишется от первого лица. Содержание записки выстраивается логично, последовательно, в хронологическом порядке;
  • В конце проставляется подпись и дата написания.

В документе главное сформулировать причину своего проступка. В нем должны быть обоснованные, лаконичные и осознанные предложения.

Пример составления документа в трудовых отношениях:

  1. Имя руководителя, кому адресуется объяснительная записка. Она прописывается в правом верхнем углу. Например: «Директору компании Эльгард Котенкину Ивану Николаевичу».
  2. Под адресом указывается имя и должность.
  3. В центральной части документа пишется наименование документа: «Объяснительная».
  4. Основная часть содержит описание определенных фактов ситуации. Например: «15 декабря 2018 года я приехал на работу с опозданием на 4 часа в связи с тем, что я попал в дорожно-транспортное происшествие. Я вызвал полицию, страховую компанию и эвакуатор и занимался тем, чтобы мне был выплачен материальный ущерб. Полиция приехала на место ДТП только через час после вызова и приступила к работе в 10 часов утра. Заполнение всех документов заняло у них 1 час, поэтому их работа была завершена к 11 утра. Место ДТП я никак не мог покинуть, так как лишился бы водительского удостоверения. После оформления всех документов и отправки автомобиля в сервис я сразу же прибыл на работу к 12.00. О ситуации я предварительно уведомил руководителя подразделения. К объяснительной записке прилагаю справку о случившемся дорожно-транспортном происшествии».
  5. В конце документа проставляется дата составления и подпись. Пример: «15.12.2018 Иванов А. В».

Образцы объяснительных записок

Ниже представлены образцы объяснительных записок для разных случаев.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here