Как правильно написать служебную записку?

Служебная записка

Служебная записка – это важная внутренняя форма общения сотрудников между собой. Она распространена во всевозможных организациях или предприятиях. Создан документ для облегчения взаимодействия между коллегами по работе и дает возможность разрешать всевозможные ситуации, например, трудовые, хозяйственные, а также производственные.

Зачем нужна служебная записка?

Каждый работник на предприятии рано или поздно вынужден писать служебную записку. Возникает потребность в образце документа, который помог бы понять, как происходит оформление, а также написание записки, какие пункты она включает. Адресатом такой записки выступает любой сотрудник, включая руководителей или начальника отдела, рядового работника, когда решается вопрос, входящий в его компетенцию.

Руководитель, либо сотрудник составляет записку, чтобы уведомить конкретное лицо о наличии проблемы или предложить подходящие решения по какому-то вопросу, обсудить будущий план действий.

Польза у документа немалая, он служит доказательством осознания проблемы специалистом. Если работник не в силах сам решить вопрос, он снимает с себя часть ответственности за превышение сроков разрешения проблемы и делит груз ответственности с другими лицами.

Таким образом, документ показывает, что сотрудник осознает, что возникло затруднение, доводит это до сведения руководителя и других лиц. Когда возникают спорные ситуации, подобные записки позволяют быстро разрешить любой конфликт. Служебная записка помогает быстрее справляться с трудностями путем коллективных действий и конструктивных предложений.

Роль служебной записки

Служебная записка

Существует у документа еще одна важная роль. Он может служить в качестве первичного документа для бухгалтерского учета. Записка выступает в роли обоснования, подтверждающего расходы на нужды организации. Например, она важна при приобретении оборудования, тратах, связанных с рекламой, либо транспортом.

Хранить все служебные записки следует длительное время, как и прочие документы, относящиеся к первичным. Получатель записки максимально точно должен видеть, что вы стремитесь донести до него, именно поэтому ее оформление требует внимательного отношения.

Основания для написания записки

Формальный образец оформления служебной записки рано или поздно требуется любому сотруднику. Обычно он делится на две части. В самом начале рассказывается о событии, либо факте, вторая часть включает просьбы и предложения. Составлено обращение может быть, если:

  • Произошло нарушение, повлекшее неприятные моменты;
  • Нужно вмешательство руководителя, если отсутствуют нужные материалы;
  • Сотрудник прогулял работу или явился в пьяном виде;
  • Какого-то работника надо отправить в рабочую командировку;
  • Требуется отозвать из отпуска сотрудника.

Всегда в записке указываются нюансы случая.

На что необходимо обратить внимание?

При оформлении внутренней докладной писать следует ее на имя руководителя предприятия. Если речь идет о товарах или продукции, то указывать следует название, а также ее предназначение и точное количество. Когда записка должна быть составлена на определенного работника, то оформление документа подразумевает указание вышестоящего руководства, которому подчиняется сам автор документа.

Если нужна замена оборудования, то нужно указать возникшие проблемы и причины для удовлетворения просьбы. Когда возникло желание повысить кого-то из работников в должности, то обозначаются сведении о том, на каком основании появилась подобная просьба. Документ, а именно служебная записка, заполняется лицом, которое руководит отделом. При составлении жалобы о невыплаченной сумме, она четко обозначается и указываются те лица, которые могут быть виновны.

Общие правила написания

Служебная записка

На предприятиях сегодня для работы используют много документов. И одним из важных документов, позволяющим взаимодействовать сотрудникам, является служебная записка. Пример написания даст возможность составлять документ или докладную грамотно. В утвержденном законодательстве нет определения «служебная записка» и отсутствует специальная форма для написания подобной докладной.

Каждый сотрудник может сам выбирать форму для докладной, либо составлять ее по утвержденному в компании шаблону. Документ составляется как от руки, так и печатается на компьютере, а вот подпись ставится вручную. Существуют предприятия, руководитель которых требует, чтобы такие докладные оформлялись исключительно на фирменном бланке и были заверены подписью. Обычно требуется один экземпляр записки, но можно сделать 2 экземпляра.

Чтобы получатель осознавал, что лицо намерено было сообщить, указать следует:

  • Конкретные цифры (размер заработной платы или премии);
  • Конкретные даты (когда требуется отправить сотрудника в командировку);
  • Веские основания для рекомендуемых мер, отраженных в записке;
  • Сведения о каждом лице, упомянутом в докладной.

Начинается служебная записка обычно с шапки. Четко прописываются в ней данные о лицах, принимающих участие в коммуникации, название предприятия. Потом прописывается главная просьба, комплекс необходимых мер. Внизу добавляется дата, подпись, а также ее расшифровка. Написание возможно по образцу. Документ внутренний, а потому слишком серьезные требования к нему не предъявляются.

Требования к содержанию документа

Как уже было сказано, внутренний документ не имеет установленных правил оформления. За основу обычно берут образец служебной записки. Все чаще отправляют такие документы по электронной почте, но приветствуется письменное составление. Когда пишется записка вышестоящему лицу, она именуется докладной.

Верное заполнение записки быстрее приведет к положительному результату и удовлетворению просьбы. Руководитель, прочитав документ, должен понимать, о чем его просит сотрудник. Информация должна быть без воды и предисловий, краткой и максимально емкой.

Образцом вы можете воспользоваться при необходимости, если нет внутреннего варианта оформления. Когда докладную пишет обычный сотрудник, то она должна быть заверена руководителем отдела. Он ставит подпись, чем подтверждает факт ознакомления с проблемой. Записка заносится в журнал, где учитываются все документы для внутреннего использования. Так вы будете уверены, что она не затеряется.

Инструкция по написанию служебной записки

Конкретного образца оформления служебной записки не существует, но в делопроизводстве все будет выглядеть стандартно:

  • Должность и имя адресата. Эти данные отражаются вверху справа. Название предприятия, имя и фамилия адресата указываются полностью;
  • Наименование документа, его номер;
  • Дата заполнения вписывается справа;
  • Суть проблемы. Она описывается подробно. Указываются лица, причастные к ней;
  • Пути и способы разрешения задачи;
  • Все данные отправителя записки.

Если отправляется электронное письмо, не придется указывать все данные адресата. В электронной почте задано имя отправителя, но вы можете внести его дополнительно. Составляется записка чаще всего на листе формата А4. Шрифт вы выбираете тот, который обычно используется для документов на предприятии.

Образцы служебных записок

Написать записку всегда легче, когда есть образец. Мы предлагаем вам бланк для правильного составления служебной записки и заполненный образец в качестве примера.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here