Образец приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания

Штатное расписание – это важный локальный акт, используемый на предприятиях и в организациях. Он отражает число работников, профессии сотрудников компании, заработную плату, вознаграждения и другую информацию. Документ вводится в действие соответствующим приказом. Именно приказ о штатном расписании регламентирует состав кадров организации. Штатное расписание не вступает в силу без составления приказа, он должен быть оформлен в соответствии с определенными правилами. Документ формируется в отделе кадров, а затем директор должен утвердить и подписать его. Подобная документация ежегодно утверждается на предприятиях и в компаниях, независимо от численности штата.

Госкомстат РФ предусмотрел стандартную форму для составления штатного расписания. Документ всегда включает: номер и дату, а также форму и структуру, период, на который бумага разрабатывается. Он содержит дату составления и номер, наименования производственных участков, перечень должностей, категорий, специальную классификацию, число сотрудников организации, оклад работников и возможные надбавки, сумму заработной платы для каждого работника, сумму зарплаты по всем работникам, примечания.

Роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к числу обязательных документов, утверждаемых на любом предприятии. Он распространен в крупных компаниях и государственных организациях. Малый бизнес не нуждается в таком документе. В нем обычно прописываются:

  • Подразделения и существующие структуры;
  • Названия должностей работников;
  • Число сотрудников организации;
  • Условия работы (зарплата, график и другие данные).

Штатное расписание – это исключительно местный документ, не являющийся обязательным на предприятиях, но он вполне обоснован. Этот важный документ помогает обосновать и распланировать расходы. Некоторые проверяющие структуры требуют предоставить штатное расписание. Росстат предусмотрел для него специальную форму Т-3, но компании могут составлять его произвольно.

Чаще всего штатное расписание составляется на год, оно демонстрирует необходимость в привлечении новых сотрудников. Приказ о штатном расписании теряет действие при внесении изменений в расписание. Если штат сотрудников компании слишком малочисленный, расписание может действовать длительное время. Документ согласуется с профсоюзом предприятия, а потом вводится в действие.

Унифицированной формы для приказа об утверждении штатного расписания не существует, используется произвольная форма. Многие организации оформляют документ на фирменном бланке. Он всегда подписывается руководителем и регистрируется в предназначенной для этого книге.

Само штатное расписание, по сути, является приложением к приказу, в нем всегда отражаются реквизиты приказа, приводящего его в действие. Приказ предоставляется каждому работнику для ознакомления, после которого работник подписывает бумагу. Дело в том, что любой работник предприятия выполняет свои обязанности в соответствии с приказом. Это указано в статье 15 ТК РФ. Штатное расписание дает возможность решать кадровые вопросы в компании, а также планировать развитие бизнеса.

Экземпляр штатного расписания должен находиться в отделе кадров организации, он также может храниться у бухгалтеров. Коммерческие организации имеют право называть должности своих работников так, как им вздумается. Государственные предприятия руководствуются предусмотренными классификаторами. Документ нужно создавать внимательно, придерживаясь всех правил. Помните о том, что эта важная бумага может послужить доказательством в суде при всевозможных разбирательствах.

Порядок утверждения штатного расписания

Порядок утверждения штатного расписания

Чаще всего составление штатного расписания поручается сотруднику отдела кадров. Документ обязательно согласуется с профсоюзом. До того, как произойдет утверждение приказа и его подписание, нужно соблюсти определенный порядок действий:

  1. Руководство предприятия до составления документа тщательно анализирует кадровый резерв, возможные перспективы и мощности производства;
  2. Приказ на утверждение штатного расписания оформляется произвольно, штатное расписание составляется в виде утвержденной таблицы;
  3. Документ регистрируется в книге учета приказов;
  4. Руководитель ставит подпись;
  5. Происходит ознакомление каждого работника с составленной бумагой;
  6. Данные заносятся в табель;
  7. Расписание вступает в действие только после подписания соответствующего приказа.

Каждое предприятие или компания возлагают составление приказа на рядового сотрудника. Это может быть бухгалтер или кадровик, либо экономист, который имеет опыт в составлении и ведении подобной документации. Независимо от того, кто составил бумагу, она визируется директором компании.

Когда составляется новое штатное расписание, приказ оформляется в обязательном порядке. Перемены могут касаться сокращения штата, перевода сотрудника на новую должность и других моментов.

Работник, в ведении которого находится оформление документа, обязан ежегодно обновлять содержание бумаги, вносить все исправления. Во многих компаниях принято составлять бумагу в конце года. Не стоит забывать о том, что до введения формы Т-3 в производство, нужно утвердить приказ и представить его сотрудникам для ознакомления. Номер всегда заносится в специальный журнал.

Ошибки, которые возникли при написании штатного расписания, устраняются до момента введения приказа. Составление документации подразумевает указание даты, с которой он начнет действовать. Дата утверждения документа всегда совпадает с датой оформления. Кадровый табель не может быть введен в оборот прошедшей датой.

Руководители определенных подразделений, а также некоторые сотрудники должны быть ознакомлены с формой Т-3 на стадии подготовки. Потом форма согласуется с бухгалтером и начальником кадрового отдела, а также директором. В документ включаются не только инициалы заинтересованных работников, но и должности, а также их подписи и дата ознакомления.

Правила составления приказа об утверждении

Правила составления приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания пишется произвольно, у него нет утвержденного образца. Но многие предприятия используют готовые шаблоны, либо образцы, разработанные в самой компании. При том, что форма документа является свободной, необходимо следовать правилам составления приказа об утверждении штатного расписания. Он непременно отражает:

  • Номер и текущую дату;
  • Название организации, ее контактные данные;
  • Номер ИНН и КПП, ОКПО;
  • Город, где находится главный офис организации;
  • Суть приказа оформляется максимально четко, можно использовать слова «утверждаю штатное расписание»;
  • Номер и дату составления;
  • Дата вступления бумаги в законную силу.

Информационная часть документа может быть дополнена данными о том, какое количество штатных единиц есть в компании, каков фонд заработной платы и прочими сведениями.

Чаще всего компании используют для приказа свой фирменный бланк. Документ должен включать реквизиты предприятия. Его действие начинается после того, как директор поставит свою подпись, а потом ответственное лицо ознакомит работников с приказом под роспись. Должности и инициалы работников непременно включаются в сам приказ. Данные о сотруднике, ответственном за исполнение документа, тоже отражаются в тексте. В некоторых случаях в приказ вписывается число листов, которые занимает форма Т-3. Зачастую главная мысль начинается с такого слова, как «приказываю». Причины обозначать не обязательно.

Документ оформляется в рукописном или печатном виде, для написания используется бланк предприятия или чистый лист А4. Бланк должен содержать подпись руководства, а вот печать не является обязательным атрибутом, так как документ причисляется к внутренним бумагам. Обычно приказ составляется в одном экземпляре, он хранится с другими документами распорядительного характера.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Сотрудник, занимающийся заполнением бланка приказа, обычно берет незаполненный образец, который применяется в компании в качестве основы, а затем оформляет его в соответствии с существующим штатом. Текст приказа должен быть максимально лаконичным и достаточно емким. Наименование фирмы должно совпадать с названием, прописанным в учредительных бумагах.

Число сотрудников, а также заработный фонд прописываются цифрами, а не прописью. В самом начале необходимо добавить важные реквизиты компании, ее ИНН и ОКПО, а также КПП. Слово «Приказ» пишется в центре документа, а рядом указывается номер. Далее необходимо внести место, где заполняется приказ, а также дату его издания. Название документа, а именно: «Об утверждении штатного расписания», обозначается в другой строке, затем следует вводная часть самого распоряжения. Слово «Приказываю» пишется с новой строки. Содержание распоряжения излагается с указанием необходимых пунктов. Обычно оно содержит запись «Утвердить составленное штатное расписание от ________числа с количественным составом штатных единиц ________ и ежемесячным фондом оплаты труда, равным ­­­­­­­­­­­­­­­­____________ рублей.

Затем важно указать, что приказ дополняется приложением (штатным расписанием), и обозначить количество страниц штата.

Важно отметить, с какого числа приказ должен быть введен в действие. При необходимости приказ включает требование признать прошлое штатное расписание недействительным, также он включает данные лица, которое уполномочено ознакомить работников с составленным документом. Потом документ подписывается директором компании. Бумага дополняется должностью руководителя и его ФИО. Информация о лицах, которые должны ознакомиться с документацией, отражается чуть ниже. Речь может идти о главном бухгалтере, начальнике отдела кадров. Не забудьте указать должности сотрудников и даты ознакомления с распоряжением.

Предлагаем вашему вниманию бланк и образец приказа, а также форму Т-3.

Можно ли вносить изменения?

Многих интересует, можно ли вносить какие-то изменения в документ. Нередко во время деятельности организации меняется ее структура, исключаются одни должности и появляются другие. Все это оформляется при помощи приказа. Если коррективы небольшие, старый приказ не меняется. Он может дополняться приказом на внесение изменений.

Если изменения оказались существенными, составляется совершенно новое штатное расписание. Новый документ вводится в действие при помощи соответствующего приказа. В таком случае ответственное лицо составляет приказ о внесении корректировок. Если речь идет об изменении ставки или оклада, корректировки должны найти отражение в индивидуальном договоре. Соглашение дополняется соответствующей бумагой.

Чаще всего приказ формируют в начале года, либо в конце. Вы всегда можете внести небольшие корректировки, которые касаются переименования существующих должностей, увеличения или сокращения штатов. Дополнительно вы должны составить приказ об изменениях в штатном расписании. Необходимость внесения новых данных в приказ появляется в следующих случаях:

  • Появилась очередная должность;
  • Существующая должность получила новое название;
  • Штат работников предприятия был сокращен;
  • Оклады претерпели изменения;
  • Должности упраздняются.

Приказ должен храниться у кадровиков. Срок хранения равен 5 годам. Затем бухгалтер перемещает приказы в архив.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here