Все о ведении и получении трудовой книжки

Ведение трудовой книжки

Трудовая книжка сопровождает людей с первого дня работы и до момента окончания трудовой деятельности. Она содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности человека, его карьерном росте и прочую релевантную информацию, связанную с историей его работы. Несмотря на то, что ценность данного документа постепенно утрачивается, трудовая книжка всё ещё продолжает рассматриваться как главный документ работника.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как получить и правильно оформить трудовую книжку. Помимо этого, мы расскажем как проверить её подлинность и что делать в случае обнаружения подделки.

Назначение

Мужчина вносит записи в трудовую книжку

Трудовая книжка представляет собой официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина. В ней отражается трудовой стаж и опыт работника, сведения о наличии наград, поощрений и благодарностей. В трудовой книжке указывается и информация об образовании работника. Помимо этого, трудовая книжка позволяет работодателю отследить причины увольнений с предыдущих мест работ.

В определённом смысле, трудовую книжку можно рассматривать как рекомендательное письмо, отражающее положительные качества работника. Помимо этого, книжка служит и как своеобразная защита. Если работник был неправомерно уволен, на основании записи в трудовой книжке он может оспорить это увольнение в судебном порядке и восстановиться в должности.

Также, согласно Трудовому кодексу РФ, данный документ позволяет определить стаж работника, что непосредственно скажется на размере его пенсии. На пенсию также влияет и количество поступивших в Пенсионный Фонд денег. Впрочем, без трудовой книжки оформить пенсию невозможно.

Порядок получения трудовой книжки

Самым распространенным вариантом получения трудовой книжки является её выдача при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, не имеющему её. Этот способ получения данного документа закреплён на законодательном уровне и, в случае отказа работодателя оформлять трудовую книжку, работник имеет полное право обратиться в судебную инстанцию.

Распространённой ошибкой является покупка чистой трудовой книжки в магазинах канцтоваров. Этим методом могут попытаться воспользоваться работники, желающие избавиться от нежелательных записей в трудовой. Впрочем, работодатель не имеет права брать у соискателя такой документ. Он обязан выдать новый бланк, купленный у лицензированных поставщиков. Также стоит отметить, что попытки заполнить или дополнить трудовую самостоятельно могут привести к административной ответственности.

Ещё одним вариантом получения трудовой книжки является получение документа по окончанию обучения в высшем учебном заведении. Здесь важно отметить, что не все вузы предоставляют подобную услугу, поскольку это не считается обязательным. Оформление трудовой вместе с выдачей диплома – это всего лишь небольшой бонус от вашего института или университета. При трудоустройстве, необходимо будет поставить работодателя в известность, что трудовая у вас уже есть, после чего этот документ сдается ему на хранение.

Как проверить на подлинность?

Работник проверяет подлинность трудовой книжки

Учитывая, насколько важным документом является трудовая книжка, некоторые особо предприимчивые личности могут попытаться подделать её. Например, чтобы улучшить свои индивидуальные показатели или скрыть какие-то факты трудовой биографии.

Ответственность за проверку подлинности книжки, в первую очередь, лежит на работодателе. Если он не обнаружит подделку книжки или она будет обнаружена на более поздних стадиях сторонними организациями, то ответственность ляжет не только на самого владельца подделки, но и на организацию, принявшую владельца на работу.

В первую очередь следует отметить, что трудовые книжки, выпускающиеся с 2004 года, обладают усиленной защитой. Речь идёт о специальных водяных знаках, печатях и особой прошивке листов. Помимо этого, ведётся строгий учет самих книжек, которые реализуются исключительно по заказам организаций. Другими словами, подделать подобную книжку практически невозможно.

Беспокоиться о подделке трудовых книжек старого образца не стоит. Начиная с 2004 года они стали недействительны и гражданам в обязательном порядке должен быть выдан документ нового образца.

Для проверки самого документа необходимо выполнить следующие действия:

  • Осмотреть внешний вид книжки. Она должна соответствовать образцам, утвержденным действующим законодательством, содержать все необходимые реквизиты, уровни защиты и установленное количество листов. Помимо этого, серия и номер трудовой книжки, отпечатанные на разворотах документа, должны совпадать на всех страницах.
  • Проверить серийный номер трудовой и соотнести его с годом выпуска документа. Подобную информацию можно отыскать в специальных таблицах, где указано соответствие номеров годам выпуска. При этом нужно обратить внимание на то, что дата оформления книжки работнику не должна предшествовать году выпуска самого формуляра.
  • Проверить правильность заполнения бумаги. Все записи должны находиться на своих местах, быть завизированы печатями организации и быть оформлены без помарок, подчисток и использования корректора. На титульном листе должна стоять подпись лица, заполнившего документ, и четкая, читаемая печать компании.
  • Обратиться к предыдущим нанимателям для проверки указанных сведений. Если трудовая книжка является подделкой, то на другом конце провода сообщат, что работника с такой фамилией у них не было. Может быть и так, что подобной трудовой организации и вовсе не существует.

Как только будет обнаружен подлог документа, работодателю придется принимать определенное решение в зависимости от ситуации. Здесь важно помнить, что в определённых случаях могла быть допущена банальная ошибка или недоразумение. Поэтому следует начать с оповещения самого владельца документа о наличии в его бланке фальсификаций.

У работодателя есть несколько вариантов действий при обнаружении фальсификации:

  • Работник не знал, что его книжка поддельная и у работодателя нет претензий к сотруднику. В таком случае, необходимо оформить новую трудовую книжку. Для этого работнику придётся собрать справки со всех предыдущих мест работы о сроках его трудовой деятельности.
  • Работник знал, что идёт на обман, однако работодатель не желает подводить человека под уголовное наказание. В таком случае он может предложить работнику написать заявление на увольнение по собственному желанию.
  • Если руководителю принципиальна причина увольнения и все необходимые доказательства были собраны, то можно оформить приказ на увольнение в связи с подложными документами работника и сделать запись в трудовой книжке. Для этого потребуется копия трудовой книжки, копии запросов работодателям, подлинники ответов работодателей. Важно отметить, что если против нарушителя возбудят дело о подделке документа, то работодатель не сможет его уволить, пока этот факт не подтвердится.

Естественно, речь идёт о мелких ошибках и недочётах в оформлении книжки. Если речь идёт о подделке самого документа, наниматель обязан обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру и полицию. Никаких действий до выяснения обстоятельств производить нельзя. Как только фальсификация документа будет доказана, сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ.

Общие правила ведения

Действующее законодательство РФ подразумевает определённые правила ведения трудовой книжки, а также устанавливает необходимые реквизиты, внесение которых обязательно при ведении документа.

При ведении трудовой книжки, необходимо следовать правилам, установленным в трудовом кодексе РФ:

  • Работодатель обязан вести трудовые книжки всех его подчиненных, проработавших у него более пяти дней.
  • Если это первое рабочее место работника, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку в течение недели.
  • Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели.

В сам документ вносятся следующие сведения:

  • Сведения о каждом рабочем месте, на которую устраивался владелец книжки. Указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора;
  • Данные о переводах, как внешних, так и внутренних.
  • Информация о награждениях работника и поощрениях его труда;
  • Данные о работе по совместительству;
  • Сведения о периоде прохождения военной службы;
  • Информация о профессиональном образовании сотрудника.

В книжку не вносится информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику, а также сведения о дисциплинарных взысканиях. Исключения составляют случаи, кода речь идёт об увольнении «по статье»

Заполнение трудовых книжек

Женщина заполняет трудовую книжку

При заполнении трудовых книжек следует соблюдать определённые требования, установленные трудовым кодексом РФ. Так, записи в документ вносятся исключительно перьевой, гелиевой или ручкой-роллером. При этом допускается использование чёрной, синей или фиолетовой пасты.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются арабскими цифрами в формате Число. Месяц. Год. (например 13.01.2019) В записях не допускается сокращений слов и каждая запись обязана иметь свой порядковый номер. Нумерация в каждом из разделов документа сквозная.

Записи в трудовой ведутся исключительно на государственном языке РФ, то есть на русском. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Образцы записей в трудовой книжке

Вносить записи в трудовую книжку может любой работодатель имеющий статус юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если же работодатель имеет статус физического лица, он не в праве вносить записи в трудовые книжки работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Работодатель может назначить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, выпустив соответствующий приказ. Этим может заниматься один из сотрудников кадровой службы, секретарь, делопроизводитель или работник бухгалтерии.

Внесение исправлений

В случае если при заполнении трудовой книжки были допущены ошибки, их необходимо исправить. Здесь главное помнить, что просто так зачеркнуть или замазать запись в трудовой нельзя. Особенно это касается записей в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении».

Для внесения правки необходимо аннулировать запись.

Для того чтобы признать запись недействительной, в разделе «Сведения о работе» указываем дату внесения и порядковый номер записи, которую мы хотим признать недействительной. Далее, в третьей графе вносим запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

Образец исправления записи в трудовой книжке

После этого вносится правильная запись, при этом повторяется дата и номер приказа нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении или о награждении.

Порядок хранения

Картотека с трудовыми книжками

Помимо правил ведения трудовых книжек, действующее законодательство РФ предусматривает и определённые правила хранения подобных документов. Это связано с тем, что трудовая является бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль, дабы избежать доступа к ним лицам с корыстными мотивами.

Среди правил хранения данного вида документов можно выделить следующие:

  • Трудовые должны храниться в сейфе или специально оборудованном служебном помещении с охраной
  • Наниматель обязан вести два журнала, обеспечивающих сохранность и подлинность данных в книжке: журнал об учете бланков трудовой книжки и ее вкладыша и журнал о движении трудовой книжки и её вкладыша
  • Испорченные бланки документа уничтожаются в обязательном порядке, после чего составляется соответствующий акт.

Приказ Минкультуры No 558 гласит, что трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками, хранится 75 лет.

Требуется ли иностранцам трудовая книжка?

Согласно положениям трудового кодекса РФ, трудовая книжка числится в перечне обязательных документов, предъявляемых при трудоустройстве. Это касается и иностранных граждан, решивших трудоустроиться на территории РФ. При этом требования касаются всех категорий иностранцев, в том числе:

  • Граждан ЕАЭС, работающих просто по своим национальным паспортам.
  • Жителей стран с безвизовым режимом, работающих по патенту.
  • Граждан визовых и безвизовых государств, для которых было оформлено приглашение на работу и получено разрешение.
  • Иностранцев, имеющих вид на жительство или разрешение на временное проживание в России.

У иностранцев может присутствовать трудовая книжка российского образца без каких-либо ограничений. Следует также помнить о том, что отказывать в приеме на работу иностранцу по причине отсутствия у него российской трудовой книжки не допустимо.

В свою очередь, при выезде граждан РФ за рубеж, от них могут потребовать предъявить заверенную копию трудовой книжки. Это делается, чтобы ограничить выезд за границу граждан, имеющих доступ к государственной тайне.

Оформление трудовой книжки иностранцу проходит по стандартной процедуре и выполняется на стандартном бланке. Сведения в неё вносятся аналогичным образом, как и в трудовые книжки россиян без каких-либо отличий или дополнительных данных.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here