Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей — документ, подтверждающий факт проведения проверки имеющихся в наличии ТМЦ. В нем перечисляются активы, подлежащие учету, и итоги сделанной проверки. Процесс инвентаризации проводится как в обязательном порядке, так и по инициативе руководства организации.
Условия проведения инвентаризации
Инвентаризацией является контроль за материальными активами и финансовым состоянием определенной организации. По действующему законодательству руководство имеет право инициировать процесс проверки в любой момент.
Но существует ряд случаев, в которых инвентаризация проводится в обязательном порядке:
- Подготовка бухгалтерского отчета за год. При подведении итогов за год необходимо проводить полную инвентаризацию. Проводится проверка как товарно-материальных ценностей, так и финансов организации.
- На предприятии поменялось материально-ответственное лицо. При передаче обязанностей проводится полная проверка имеющихся ТМЦ. Нередко процедура проводится и при смене руководства.
- В случае кражи или порчи сотрудниками товарно-материальных ценностей.
- При закрытии фирмы, слиянии с другим юридическим лицом и т. п.
- Форс-мажорные обстоятельства: ограбление, пожар, стихийные бедствия и т. п.
Руководство предприятий предпочитает инициировать инвентаризацию в случае подозрений на хищения имущества. Еще это делается перед проведением серьезных изменений в руководстве и структуре организации. Основное отличие от перечисленных обязательных случаев: проверка проводится заранее.
Порядок проведения
В общем случае инвентаризации подлежат любые активы, принадлежащие организации — материальные и нематериальные. Но при проверке ТМЦ собираются данные о следующих объектах:
- Готовый товар, производимый или закупаемый предприятием.
- Материальные активы, используемые для работы и/или производства. В список входят: транспорт, недвижимое имущество, производственное оборудование, оргтехника и т. п. Включаются любые товарно-материальные ценности, не подлежащие продаже.
- Сырье, запасные части и комплектующие для производимого товара.
Необходимо упомянуть и арендованное имущество. Его следует перечислять с указанием арендодателя и условий соглашения, на основании которого ТМЦ были переданы во временное пользование.
После выбора объекта проверки оформляется приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей. В документе указываются следующие данные:
- Лица, ответственные за контроль процесса. Члены комиссии, ее руководитель, с перечислением ФИО и должностей.
- Место проведения проверки: филиал, цех и т. п.
- Сроки, отведенные на инвентаризацию товарно-материальных ценностей.
- Список проверяемых ТМЦ.
Затем материально-ответственное лицо (или лица) составляют расписку, отправляемую в бухгалтерию организации. В расписке указывается: документы, касающиеся вверенных товарно-материальных ценностей, оформлялись по правилам и в срок. Подготавливается опись ТМЦ, по которой ответственные лица проводят сверку. При наличии расхождений с основной документацией ищут причины недостачи.
После инвентаризации ее итоги фиксируются в виде соответствующего акта. Согласно требованиям ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», при наличии расхождений информация заносится в тот же расчетный период, по которому проводилась проверка. Это потребуется при подаче документов в налоговую службу.
Правила оформления акта
По результатам проверки оформляется акт инвентаризации ТМЦ. Для каждого варианта проверки в законе прописана определенная форма. Перед оформлением рекомендуется проконсультироваться у юриста и узнать, какая форма лучше подходит в конкретном случае. Доступны следующие варианты:
- ИНВ-1 — опись основных средств. Обычно перечисляются как материальные, так и нематериальные активы — электронные счета, авторские права и т. п.
- ИНВ-3 — основной документ для товарно-материальных ценностей. Стандартный вариант в случае подобной описи.
- ИНВ-4 — применяется при сверке уже отгруженных товаров. Документ составляется при уже оформленном договоре купли-продажи (бартера). Но контрагент еще не перечислил оговоренную оплату.
Законом не запрещается организациям иметь собственные, фирменные бланки для акта инвентаризации товарно-материальных ценностей. Но в бланке обязана содержаться требуемая информация, касающаяся проводимой проверки. Поэтому желательно использовать образцы документов, описанные в законе.
В документе обязательно нужны следующие положения:
- Название формы документа, номер бланка и т. п.
- Название организации.
- Основания для проведения: приказ руководства, требование налоговой инспекции, ежегодный отчет и т. п.
- Номер приказа, связанный с документом.
- Все требуемые по закону коды, даты начала и конца процесса, виды деятельности и операции.
- Заголовок акта инвентаризации ТМЦ.
- Информация об объекте проверки.
- Данные по членам комиссии, осуществляющей инвентаризацию.
- При необходимости — рекомендации по имеющейся ситуации.
Форма документа различается в зависимости от типа и причин проверки.
Пример заполнения акта инвентаризации ТМЦ
Имеется ряд вариантов заполнения описанного документа. В качестве примера будет рассмотрен вариант с заполнением формы ИНВ-3.
Процесс оформления документа выглядит следующим образом:
- В поле «Организация» вписывается юридическое название предприятия.
- В «Структурном подразделении» вписывается соответствующая информация. Пример: номер склада, цех и т. п.
- Выбирается основание для проведения процедуры. В стандартном случае вычеркиваются два из трех предложенных вариантов, оставляя нужный.
- Вписываются следующие номера: формы по ОКПО, код вида деятельности, номер приказа о проведении проверки.
- Даты начала и окончания процедуры.
- При необходимости вписывается вид операции. В ряде случаев поле остается пустым.
- Номер и дата составления документа.
- Название объекта описи, его тип, как относится к организации. Данные меняются в зависимости от варианта проверки и формы документа.
- ФИО, должности и подписи участников комиссии. В большинстве случаев требуется минимум двое участников. Это правило не касается индивидуальных предпринимателей.
- ФИО, должность материально-ответственного лица.
- Итоги процесса, указание расчетного периода, по которому проводилась проверка.
Образец
В качестве примера стоит обратить внимание на следующие образцы:
