Как правильно написать гарантийное письмо?

Бизнес отношения между партнерами могут развиваться различными путями и способами. Одним из основных видов взаимодействия является деловая переписка. Сообщения деловой переписки составляются согласно установленным правилам, которые не имеют ничего общего с письмами личного характера, написанными в литературном жанре.

Поэтому человеку, собирающемуся заняться коммерческой деятельностью, прежде всего необходимо знать, по каким критериям оформляются письма во взаимоотношениях между партнерами по бизнесу. Одним из самых распространённых видов деловых сообщений является гарантийное письмо. В данной статье мы рассмотрим его назначение и правила написания. Помимо этого мы предоставим образец подобного документа.

Назначение гарантийного письма

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо – это особое деловое некоммерческое письмо. Его основным назначением является признание задолженностей, образовавшихся в результате реализации каких-либо договоров. В тексте послания даются гарантии выплаты этих самых задолженностей и выполнения взятых на себя обязательств. В качестве примера можно привести гарантию погашения долга, или внесения платежа за поставленные товары, оказанные услуги или проделанные работы.

Зачастую, подобные письма предоставляются в качестве гарантии оплаты. Этот документ может быть принят и банком для обеспечения кредита. Письмо, в этом случае, будет подтверждением того, что адресат выплатит необходимую сумму для его погашения. Ещё одним вариантом применения гарантийного письма является регистрация юридического лица. В этом случае, составляется документ с просьбой предоставить юридический адрес.

Помимо этого, гарантийное письмо может представлять собой просьбу продать товар, оказать услугу или выполнить работу в долг на условиях отсрочки платежа. В определённых случаях, возможен вариант, когда документ выражает намерение в будущем заключить договор.

Важно отметить, что в подобных случаях, федеральные или муниципальные учреждения не могут работать по предоплате. Такая опция доступна только для бюджетных организаций, и документ должен быть подан до начала образования задолженности.

Важно учесть, что если у адресанта плохая платежеспособность, адресат письма может отказать ему в предоставлении услуг авансом.

Правила оформления

Действующее законодательство РФ не рассматривает гарантийное письмо как юридический документ. Впрочем, в определённых случаях, гарантийное письмо может иметь статус юридического документа договорного характера. В качестве примера можно привести гарантийное письмо на получение кредита. Многие банки и финансовые организации считают подобное послание достаточным основанием для выдачи кредита.

В ГК РФ отсутствует какой-либо образец составления подобного послания, также как и рекомендации по оформлению текста гарантийного письма. Однако при его составлении следует соблюдать определённые принципы составления юридически значимых документов. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. Если же документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

В самом тексте документа, в обязательном порядке должны присутствовать следующие данные:

• Реквизиты сторон;
• Вид операции, по которой предоставляется гарантия;
• Предоставляемая сумма;
• Сроки осуществления перевода.

Письмо можно составить двумя способами. Применение того или иного варианта будет зависеть от конкретных обязательств и уровня деловых отношений между организациями:

• 1-й вариант: в начале письма дается гарантия, а далее по тексту расшифровывается суть обязательств, сроки, условия и прочие релевантные детали.
• 2-й вариант: по тексту описывается суть переписки, а в конце письма добавляется «Выполнение условий гарантирую» или «гарантирую своевременную оплату».

При оформлении письма следует позаботиться о том, чтобы письмо было написано в деловом стиле и не содержало просторечий. Не менее важно избегать канцеляризмов и размытых фраз и сложных выражений. Содержание должно быть предельно чётким и понятным и не должно создавать неопределенностей.

В конце письма обязательно должна находиться подпись главного руководителя. Помимо неё, желательно наличие и подписи главного бухгалтера или финансового директора. В определённых случаях, к гарантийному письму необходимо приложить копию свидетельства о регистрации организации, копию свидетельства о постановке на учет в ИФНС, копию приказа о назначении директора, подтверждающего полномочия лица, подписавшего письмо, и выписку из ЕГРЮЛ.

Более подробно узнать об оформлении гарантийных писем и прочей деловой корреспонденции можно узнать из следующего видео:

Содержание документа

Как мы уже говорили, законодательство не предусматривает каких-либо специальных условий для составления гарантийных текстов. Послание может составляться в свободной форме, однако для того чтобы оно было признано, в нём должна быть указана исчерпывающая информация о предмете сделки и её сторонах.

Составляется послание по следующему алгоритму:

1. Указываем номер исходящего письма, дату его составления и название документа.
2. Указываем тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» можно не ставить;
3. Вносим реквизиты, позволяющие точно идентифицировать каждую из сторон. К этой информации относится полное название компании и ФИО руководителя компании для которого предназначается гарантия, а также название компании и/или ФИО адресанта письма;
4. Указываем реквизиты основного документа. Здесь указываются основания для возникновения задолженности. В качестве доказательства можно сослаться на релевантные договора, накладные, акты приема-передачи и прочие бумаги;
5. В самом тексте письма указываем, какие финансовые обязательства обязуется выполнить лицо или компания, также сроки течение которых он планирует это сделать. В послании в обязательном порядке прописываются банковские реквизиты – номер счёта, с которого будет произведена оплата. Помимо этого, указываем прочую релевантную для сторон сделки информацию;
6. В конце документа ставится «живая» подпись его составителя.

В текст гарантии можно включить пункт о штрафных санкциях, применяемых в случае нарушения принятых предпринимателем на себя обязательств. Впрочем, пункт о штрафных санкциях включается далеко не всегда. Правила начисления процентов за просрочку приведены в статье 395 Гражданского кодекса. Согласно ей, размер штрафа ограничивается 0.3 процентами за один день просрочки.

Образцы гарантийных писем

Как уже было сказано, гарантийное письмо может быть использовано в ряде определённых случаев. Ниже пойдёт речь о предоставлении юридического адреса, оплате задолженности или выполнении обязательств по договору, и о приеме на работу. Образцы подобных посланий можно найти ниже.

На юридический адрес

Данный вариант документа используется в тех случаях, когда необходимо получить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Важно отметить, что компания там может и не располагаться по указанному адресу. Впрочем, в определённых случаях, это может быть чревато отказом в регистрации. Начиная с 2017 года, налоговая тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец подобного послания можно найти ниже:

Образец гарантийного письма на юридический адрес

1 file(s) 17.00 KB

Download

Об оплате задолженности

Одним из самых распространённых является гарантийное письмо о возврате дебиторской задолженности. Благодаря ему можно оповестить кредитора о твёрдом намерении погасить свою задолженность без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. При этом желательно указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена. Либо предоставить график погашения задолженности, в случае если оплата планируется частями с определенной периодичностью.

Образец гарантийного письма предоставлен ниже:

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

1 file(s) 13.00 KB

Download

О приеме на работу

Ещё одним видом гарантийного письма является письмо от работодателя о приеме на работу. В нём, компания или работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии, и на определенную оплату. Подобное послание используется при оформлении визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране.

Ещё одним частым случаем, когда применяется подобное письмо, является трудоустройство студента по окончанию обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Образец подобного документа можно найти ниже:

Образец гарантийного письма о приеме на работу

1 file(s) 12.50 KB

Download

О выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата. В подобных гарантийных письмах чаще всего прописываются сроки, на протяжении которых остаются актуальными его условия. Когда сроки подходят к концу, исполнитель перестает нести ответственность.

Образец подобного гарантийного письма предоставлен ниже:

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

1 file(s) 18.50 KB

Download