Выбрать конверт для отправки документов или письма — виды, правила заполнения

Деловая корреспонденция с помощью пересылок Почты России или других операторов почтовых отправлений для многих компаний – ежедневная необходимость. В моду входит и личная переписка: открыть конверт, взять в руки исписанный лист бумаги и прочитать послание.

Важно, особенно при отправлении ценных бумаг или брошюр, уделить особенное внимание конверту.

Необходимо понимать, сколько стоит конверт для письма, какой вариант для отправки документов выбрать, и как правильно его оформить.

Каких размеров бывают конверты

Ассортимент предполагает разнообразие видов почтовых конвертов для Почты России по размерам. Можно направить партнеру или близкому человеку небольшое письмо, кипу документов, книгу или сложенный постер, и чтобы все пришло в целости и сохранности необходимо подобрать размер конверта.

Существует маркировка конвертов, обозначающая соответствующие размеры: С6, Е65, С5, С4.

Конверт С6 предполагает ширину 16,2 сантиметра и высоту – 11,4 сантиметра. В него может поместиться лист А4, сложенный вчетверо.

С6 – это меньший вариант широко распространенного и привычного конверта Е65, по-другому именуемого европейским с маркировкой DL. Имеет стандарты 11 на 22 сантиметра, и в него входит бумага А4, сложенная втрое. Часто используется при рассылке уведомлений государственными органами или рекламной информации коммерческими структурами. Немного больше конверт С65 – 11,4 сантиметра в высоту, при этом ширина составляет только 16,2 сантиметра. Упаковка предназначена для нестандартных писем и открыток.

Конверт размером С5: высота его составляет 16,2 сантиметра, ширина – 22,9 сантиметра. С5 – идеален для аккуратно вложенных вдвое документов А4 или бумаг формата А5. Если необходимо отправить бумагу А5 в раскрытом виде, лучше всего выбирать конверт С5.

Конверт С4 – это формат, в который умещается полностью бумага А4. Имеет параметры: 22,9 сантиметра в высоту и 32,4 сантиметра в ширину. Удобно отправлять в нем небольшое количество бумаг – от 1 до 15-20 листов.

Конверт большого формата С3 предполагает высоту 32,4 сантиметра, а ширину 45,8. Еще больше имеет С3+ (36 на 46 сантиметров).

Какие бывают форматы конвертов

Для пересылки объемной корреспонденции выпускаются не только бумажные конверты, но и специальные пакеты, в которых удобно уместить несколько десятков, а то и сотен, страниц. В классификации их называют конвертами Б4. Выполнены такие пакеты в основном из крафтовой бумаги для большей надежности и эластичности. Имеют в параметрах не только ширину и высоту, но и толщину. Применяются, в основном, два вида пакетов, рассчитанных на формат бумаг А4. В пакет 25 на 35,3 сантиметра без дна вмещаются от 90 до 140 страниц. В аналогичный пакет с расширением по дну в 4 сантиметра – больше 140 листов. Выпускаются пакеты с параметрами: 23 сантиметра в ширину, 33 – в высоту и 4 – в толщину.

Виды конвертов по расположению клапана

Отличаются почтовые конверты и пакеты способом закрывания или запечатывания.

Есть варианты с боковым клапаном, который расположен по наиболее узкой стороне. Верхний клапан – по более широкой. При необъемных отправлениях расположение клапана особенного значения не имеет. Когда же клиент почты пытается направить из пункта «А» в пункт «В» кипу из сотни бумаг, лучше воспользоваться пакетом с боковым, более узким, клапаном, так уменьшается риск случайного разрыва и утери документов.

На евроконвертах формата Е65 клапаны могут быть треугольными или прямоугольными со скошенными концами. Треугольный вариант – классика, в которой приятно направлять письма родственникам и друзьям. Варианты с современными прямоугольными узкими клапанами идеально подходят для деловой корреспонденции.

Виды конвертов по типу клеевого слоя

Типы конвертов для почтовых отправлений различаются также по клеевому слою и способу заклеивания. В настоящее время все больше востребованы конверты с клеевым слоем, защищенным тонкой бумагой. Снимая ее, человек обнажает клейкую зону и крепит клапан к конверту.

До сих пор в ходу продукция, клеевые способности которой активизируются после смачивания.

Если требуется конфиденциальная пересылка секретных документов – медицинских диагнозов, государственной или коммерческой тайны, персональных данных – для верности применяют специальные особо прочные конверты с замками или клеем, который при попытке несанкционированного доступа оставляет следы. Конечно, стоимость такой упаковки возрастает наряду со степенью защищенности.

Из каких материалов изготавливают конверты

Какие бывают конверты для писем по типу материала: бумажные, картонные, картонно-пластиковые и даже с металлическими уплотнителями.

Простые конверты производятся из белоснежной бумаги плотностью 80 граммов на квадратный метр. В продаже встречаются и более надежные изделия – из бумаги плотностью 120 г/кв.м.

Пакеты для пересылки хрупких вещей, дисков, планшетов, документов, которые должны быть гарантированно защищены от смятия или механических повреждений, выполняются из крафтового картона. Для защиты от удара или вскрытия внутрь вставляются металлические пластины.

Для дополнительной протекции хрупкого предмета существуют пакеты, выстланные изнутри воздушной подушкой – слоем вспененного полиэтилена. В таких упаковках часто перевозят мелкую электронику, смартфоны, детали компьютеров и прочие дорогостоящие негабаритные вещи, стеклянные изделия, ювелирные украшения. Тип клеевого заклеивания в подобных пакетах – специальный клейкий состав на клапане по узкому краю.

Современные тренды заставляют человека задумываться даже над тем, из чего состоит конверт. Забота об экологии привела к тому, что все больше бумажной продукции изготавливается из вторсырья. Конверты – не исключение. В продаже появляются изделия из макулатуры, крафтовой бумаги и биоразлагаемого пластика. Главное, хранить продукцию из переработанных ресурсов в сухом месте.

Как выглядит почтовый конверт

Оформление почтового конверта зависит от характера содержимого, которое в него собираются вложить. Обычное письмо – это скорее всего Е65 с прямоугольным клапаном или продукция формата С6 с треугольным. Обязательно на нем будет адресный блок отправителя и адресата. А на почте на конверт приклеят марки.

Заказные письма или обязательная корреспонденция для физических и юридических лиц от государственных, правоохранительных или судебных органов, различные повестки и уведомления, рассылаются в евроконверте с прорезным окошком, защищенным тонкой пленкой. В окошке будет виден напечатанный прямо на вложенном письме адрес и ФИО получателя. На конверте обязательно стоит штамп организации-отправителя.

Рекламный или имиджевый продукт от банка, каталог от магазина, любая рекламная продукция обычно упаковывается рекламодателем в красивый фирменный конверт для привлечения внимания и поддержания бренда. Здесь уже не ограничено буйство фантазии в плане цветов и фактур упаковки. Но обычно формат конверта не превышает С5.

Объемные документы, книги, журналы, которые пересылаются в пакетах больших размеров и большей плотности и обычно сопровождаются напечатанным отдельно адресным блоком на самоклеящихся этикетках, которые приклеиваются к поверхности конверта.

При любых форматах конверт для письма выглядит как посылка, которая имеет два адресных заполненных блока с указанием места отбытия и прибытия, названиями организаций обеих сторон или ФИО людей, а также разборчиво написанными индексами по правилам почты.

Где взять конверт для письма

Выбор конвертов для писем в магазине и онлайн довольно широк. Выгодно заказывать их мелким оптом. Представлены разные форматы – Е65 (11 х 22 см), С6 (14,1 х 16,2 см), С5 (16,2 х 22,9 см), С4 (22,9 х 32,4 см) и даже редкий формат С3+ (36 х 46 см). Материал изделий – белоснежная бумага плотностью 80, 90, 100 грамм на квадратный метр или крафтовый аналог классического коричневого цвета. Большинство конвертов снабжены защитой от просматривания писем.

Любой нужный формат можно подобрать с адресными блоками «куда-кому», а можно и с «окошками» для уже напечатанного на послании адреса. Можно приобрести чистые, не заполненные конверты, на которых этикетки наклеиваются самостоятельно, или которые нужны для хранения открыток, бумаг, записок. Клапан изделий – в основном прямоугольный автоматический. Однако можно заказать классические конверты и треугольной крышечкой, которая прикрепляется смачиванием.

Удобно, что в интернет-магазине можно заказать сразу пачку необходимых конвертов по цене мелкого опта. Комплектация варьируется от 25 до 1000 штук. Интернет-заказ комплектов обойдется дешевле, особенно для офисов и предприятий, ежедневно отправляющих десятки писем.

Есть в наличии наборы для писем (конверты и бумага). С ними приятно работать, и эпистолярный жанр, базирующийся на профессиональных материалах, обязательно прочно войдет в отношения между людьми, разделенными расстоянием.